Diese 6 Dinge gehören in deine Freizeit-Anmeldung
Langweilig - aber muss sein! Bei deiner Freizeitplanung für deine Freizeit, Rüstzeit oder dein Zeltlager musst du dich auch mit dem Anmeldeformular für deine Teilnehmenden beschäftigen. Und beim Anmeldeformular verliert man schnell mal den Überblick. Hast du an alles gedacht?
1. Erlaubnisse für Aktivitäten 🚣♂️
Auf Freizeiten haben die Teilnehmenden oft die Chance, besondere Aktivitäten auszuprobieren, zum Beispiel Klettern oder Kanu fahren. Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du im Vorfeld die Erlaubnis der Erziehungsberechtigten für diese Aktivitäten einholen. Genauso wichtig ist das beim Schwimmen, Reiten oder was auch immer du auf deiner Freizeit vorhast. ✨
2. Verlassen des Freizeitgeländes 🏃♂️
Früher oder später möchten die Teilnehmenden in der freien Zeit auch die Umgebung des Freizeitgeländes erkunden, zum Beispiel das nahegelegene Dorf oder den See im Wald. 🌲 Das solltest du ihnen in Gruppen von mindestens drei Personen erlauben, frei nach der Logik: sollte sich jemand verletzen, kann eine Person Hilfe holen, während die andere den Verletzten betreut. Trotzdem brauchst du auch für das Verlassen des Freizeitgeländes im Vorfeld die Erlaubnis der Erziehungsberechtigten.
3. Erlaubnis für Bildaufnahmen 📷
Damit die Freizeit bei allen Teilnehmenden und Mitarbeitenden in guter Erinnerung bleibt und auch die Daheimgebliebenen ein wenig von euren Erlebnissen mitbekommen können, möchtest du vielleicht Fotos und Videos auf der Freizeit machen. Dazu brauchst du von den Erziehungsberechtigten ebenfalls eine Erlaubnis. Bestenfalls gibst du ihnen die Möglichkeit, die Verwendungszwecke des Bildmaterials genauer einzugrenzen. Abgrenzungen können zwischen der Veröffentlichung auf der Homepage oder Social Media und die Weitergabe an alle Teilnehmenden unterscheiden. Du solltest dir im Vorfeld überlegen, wie du auf der Freizeit die Teilnehmenden erkennst, die nicht fotografiert werden dürfen, damit du am Ende auch verwertbare Fotos hast.
4. Medikamentenplan 💊
Während der Freizeit bist du auch für die Gesundheit der Teilnehmenden verantwortlich und musst dafür Sorge tragen, dass eventuell notwendige Medikamente regelmäßig eingenommen werden. Um alle nötigen Informationen zu haben und auf der sicheren Seite zu sein, solltest du in der Anmeldung einen Medikamentenplan abfragen, in den die Medikationen detailliert eingetragen werden. Am besten lässt du für Rückfragen auch den Hausarzt der Teilnehmenden eintragen. Wenn du zu Beginn der Freizeit einen Mitarbeitenden als Verantwortlichen für die Medikamente bestimmst, hältst du die Chance gering, die Einnahmen zu vergessen. Natürlich solltest du die Medikamente in der übrigen Zeit einschließen, um Missbrauch vorzubeugen. 🔒
5. Krankenkassenkarte und Kopie des Impfpasses 🚑
Natürlich hoffen wir es nicht - aber sollte sich doch mal ein/e Teilnehmer:in auf deiner Freizeit verletzen oder krank werden und der Weg ins Krankenhaus ist unumgänglich, musst du die Krankenkassenkarte des/der Teilnehmer:in griffbereit haben. Auch die Informationen zu den letzten Impfen sind wichtig, hier solltest du aber darauf bestehen, nur eine Kopie des Impfpasses entgegenzunehmen - geht das Original nämlich verloren, gibt es keine Möglichkeit mehr, an die Informationen zu kommen. Überlege dir im Vorfeld, wie du die Krankenkassenkarten und Impfpässe aufbewahren willst, damit du im Ernstfall nicht lange suchen musst. Neben Freizeitpässen für jeden Teilnehmenden kannst du auch eine Liste aller Daten digital vorhalten, damit die notwendigen Infos immer griffbereit hast. Falls deine Freizeit ins Ausland geht, macht es sich außerdem bezahlt, wenn du dich vorher schlau machst, wo das nächste Krankenhaus liegt und wie der Notdienst organisiert ist.
6. Reisebedingungen 📋
Oft kostet die Teilnahme bei einer Freizeit mehrere hundert Euro - umso ärgerlicher ist es, wenn ein/e Teilnehmer:in kurzfristig verhindert ist und die Reise nicht antreten kann. Um dir Ärger zu ersparen, solltest du der Anmeldung Reisebedingungen hinzufügen, die unter anderen den Reiserücktritt genau regeln. So weiß der/die Teilnehmer:in von Anfang an, bis wann eine Abmeldung kostenlos möglich ist und welcher Anteil zu bestimmten Stichtagen zu zahlen ist, wenn die Reise nicht angetreten wird.
Mit Laxxo stellen wir dir eine Anmeldeplattform bereit, die all diese wichtigen Informationen im Anmeldeformular vereint und dich bei der Gestaltung deiner Anmeldung optimal unterstützt. Hast du Fragen oder Anregungen? Wir freuen uns über dein Feedback!